Tuân thủ pháp luật lao động: Quản lý nhân sự nghỉ việc và hợp đồng cho doanh nghiệp FDI

Đối với các doanh nghiệp FDI Hàn Quốc đang hoạt động tại Việt Nam, tính kỷ luật, sự chuẩn mực và tuân thủ pháp luật luôn là những giá trị cốt lõi trong quản trị vận hành. Tuy nhiên, thực tế quản lý nhân sự thường phát sinh nhiều tình huống phức tạp, đặc biệt là việc xử lý các trường hợp người lao động tự ý nghỉ việc không báo trước (nghỉ ngang) và các rủi ro pháp lý liên quan đến việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động. Để bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp không đáng có và tránh các khoản phạt hành chính nghiêm trọng, bộ phận HR cùng ban quản lý cần nắm vững các quy định pháp lý hiện hành.

1. Người lao động nghỉ ngang: Doanh nghiệp có phải trả lương?

Trong môi trường sản xuất và kinh doanh, việc nhân sự đột ngột tự ý nghỉ việc không báo trước gây ra không ít xáo trộn cho kế hoạch vận hành của doanh nghiệp. Phản ứng chung của nhiều người quản lý là muốn giữ lương hoặc phạt trừ lương của người lao động để bù đắp tổn thất. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trách nhiệm chi trả.

Nghĩa vụ thanh toán tiền lương của doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Thời hạn này có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt như người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế, hoặc do thiên tai, dịch bệnh.

Pháp luật hiện hành chưa có định nghĩa cụ thể về thuật ngữ "nghỉ ngang", nhưng có thể hiểu đây là trường hợp người lao động tự ý chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật (không tuân thủ thời hạn báo trước quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động 2019). Dù người lao động nghỉ ngang, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm thanh toán đầy đủ tiền lương cho những ngày mà người lao động thực tế đã làm việc.

Quyền lợi bị hạn chế của người lao động khi nghỉ ngang

Mặc dù được nhận lương cho những ngày đã làm việc, người lao động nghỉ ngang (chấm dứt hợp đồng trái pháp luật) sẽ phải đối mặt với những chế tài nghiêm khắc từ pháp luật:

• Không được hưởng trợ cấp thất nghiệp: Theo quy định tại khoản 1 Điều 38 Luật Việc làm 2025, một trong những điều kiện tiên quyết để người lao động được hưởng trợ cấp thất nghiệp là phải chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định, không thuộc trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật hoặc nghỉ việc để hưởng lương hưu.

• Nghĩa vụ bồi thường: Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật sẽ phát sinh các nghĩa vụ bồi thường cho người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 40 Bộ luật Lao động 2019 (bao gồm bồi thường nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước).

Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động vẫn có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội (chốt sổ BHXH) cho người lao động, giúp họ có thể tiếp tục tham gia bảo hiểm tại đơn vị mới.

2. Các mức phạt vi phạm về giao kết hợp đồng lao động

Công tác giao kết hợp đồng lao động là bước khởi đầu thiết lập quan hệ lao động. Những sai sót trong khâu này, dù là vô tình, cũng có thể khiến doanh nghiệp FDI đối mặt với các mức xử phạt hành chính được quy định rõ ràng tại Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Vi phạm về hình thức, nội dung và loại hợp đồng

Khi doanh nghiệp vi phạm về hình thức, nội dung hoặc loại hợp đồng lao động (như không giao kết hợp đồng bằng văn bản đối với công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, hoặc ký sai loại hợp đồng), mức phạt tiền sẽ được áp dụng lũy tiến dựa trên số lượng người lao động bị vi phạm:

• Vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động: Phạt tiền từ 02 – 05 triệu đồng.

• Vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động: Phạt tiền từ 05 – 10 triệu đồng.

• Vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động: Phạt tiền từ 10 – 15 triệu đồng.

• Vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động: Phạt tiền từ 15 – 20 triệu đồng.

• Vi phạm từ 301 người lao động trở lên: Phạt tiền từ 20 – 25 triệu đồng.

Đồng thời, doanh nghiệp buộc phải khắc phục hậu quả bằng cách giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản hoặc giao kết đúng loại hợp đồng với người lao động.

Vi phạm nghiêm trọng về giữ giấy tờ tùy thân và tài sản

Một thói quen cũ của một số doanh nghiệp là giữ bản chính giấy tờ tùy thân hoặc yêu cầu người lao động đặt cọc tiền để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng. Theo Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, phạt tiền từ 20 - 25 triệu đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau:

• Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động. (Biện pháp khắc phục: Buộc trả lại bản chính cho người lao động).

• Buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động. (Biện pháp khắc phục: Buộc trả lại số tiền hoặc tài sản đã giữ cộng với khoản tiền lãi tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt).

• Giao kết hợp đồng lao động với người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi mà không có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó.

3. Rủi ro pháp lý khi vi phạm quy định thực hiện hợp đồng

Trong quá trình vận hành, việc điều chuyển nhân sự hoặc thay đổi điều kiện làm việc không đúng quy trình cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý lớn cho doanh nghiệp. Điều 17 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định cụ thể các hành vi vi phạm và chế tài xử lý tương ứng:

• Tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác: Nếu doanh nghiệp tự ý chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động mà không báo trước ít nhất 03 ngày làm việc, không thông báo rõ thời hạn làm tạm thời, hoặc bố trí công việc không phù hợp với sức khỏe, giới tính, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt và buộc phải bố trí người lao động làm công việc đúng với hợp đồng đã giao kết.

• Thay đổi địa điểm làm việc trái thỏa thuận: Hành vi bố trí người lao động làm việc ở địa điểm khác với địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động (trừ trường hợp thiên tai, dịch bệnh hoặc lý do bất khả kháng quy định tại Điều 29 Bộ luật Lao động) sẽ bị xử phạt hành chính và buộc phải đưa người lao động trở lại địa điểm làm việc đã thỏa thuận.

• Không nhận lại người lao động sau khi hết thời hạn tạm hoãn: Khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động (như sau thời gian thực hiện nghĩa vụ quân sự, nghỉ thai sản hoặc các lý do tạm hoãn khác) mà hợp đồng vẫn còn thời hạn, doanh nghiệp không nhận người lao động trở lại làm việc sẽ bị xử phạt nặng. Biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc là phải nhận người lao động trở lại làm việc và buộc trả lương cho những ngày không nhận họ trở lại làm việc.

4. Khuyến nghị thực tiễn dành cho HR và Quản lý doanh nghiệp FDI

Để xây dựng một môi trường làm việc hài hòa, chuyên nghiệp và tuyệt đối tuân thủ pháp luật Việt Nam, bộ phận nhân sự (HR) và các nhà quản lý doanh nghiệp FDI cần chủ động thực hiện các giải pháp sau:

1. Chuẩn hóa quy trình thôi việc và bàn giao: Xây dựng quy trình chấm dứt hợp đồng rõ ràng. Khi phát sinh trường hợp nhân sự nghỉ ngang, HR cần nhanh chóng lập biên bản ghi nhận sự việc, tính toán chính xác số ngày công thực tế để thực hiện chi trả lương đúng hạn (trong vòng 14 đến tối đa 30 ngày), đồng thời thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH theo đúng quy định để tránh tranh chấp.

2. Khấu trừ bồi thường đúng luật: Nếu muốn khấu trừ khoản tiền bồi thường do người lao động vi phạm thời hạn báo trước vào tiền lương thực nhận của họ, doanh nghiệp cần có sự đồng thuận bằng văn bản hoặc thực hiện theo đúng trình tự xử lý bồi thường thiệt hại được pháp luật cho phép, tránh việc tự ý giữ lương trái quy định.

3. Rà soát toàn bộ quy trình giao kết hợp đồng: Tuyệt đối không lưu giữ bản chính giấy tờ tùy thân (CCCD, hộ chiếu), văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Không áp dụng các hình thức phạt tiền, ký quỹ hoặc yêu cầu đặt cọc tài sản dưới mọi hình thức.

4. Đào tạo đội ngũ quản lý trực tiếp: Đảm bảo các quản lý bộ phận (Line Manager) hiểu rõ quy định về việc điều chuyển nhân sự tạm thời hoặc thay đổi địa điểm làm việc, tránh việc tự ý ra quyết định điều chuyển sai quy trình dẫn đến khiếu nại và xử phạt hành chính.

Nguồn

• Người lao động nghỉ ngang có được công ty trả lương? — https://luatvietnam.vn/lao-dong-tien-luong/nguoi-lao-dong-nghi-ngang-co-duoc-cong-ty-tra-luong-562-113005-article.html

• Vi phạm quy định về thực hiện hợp đồng lao động và mức phạt doanh nghiệp cần lưu ý — https://luatvietnam.vn/lao-dong-tien-luong/vi-pham-quy-dinh-ve-thuc-hien-hop-dong-lao-dong-va-muc-phat-doanh-nghiep-can-luu-y-562-112870-article.html